Privacy Statement

Introductie

Kairos People biedt search, consultancy en interim diensten aan zoals verder uitgelegd op onze websites. Kairos People heeft een hoog ambitieniveau waar het gaat om kwaliteit van deze diensten. De bescherming van de privacy en zorgvuldige omgang met (persoons-)gegevens vormt belangrijk onderdeel van deze kwaliteit . Dit Privacy Statement geldt voor kandidaten, opdrachtgevers, referenten, bezoekers van de Kairos People website (Kairos People.eu). Voor dit Privacy Statement is een:

• opdrachtgever: een organisatie die als opdrachtgever Kairos People inschakelt voor het uitvoeren van diensten;
• kandidaat: een persoon die zich aanmeldt voor onze diensten, een (potentiele) kandidaat voor openstaande of toekomstige vacatures, evenementen en opleidingen;
• referent: een persoon die een persoonlijk oordeel geeft over een kandidaat.

Waarom en hoe verzamelt Kairos People persoonsgegevens

Voor onze diensten aan opdrachtgevers en kandidaten is het noodzakelijk om persoonlijke informatie over individuen te verzamelen, bijv. voor het invullen van een vacature van een opdrachtgever of een evenement bij te wonen. Voor bepaalde posities plaatst Kairos People een advertentie waarop een kandidaat zelf kan reageren. Het kan ook zijn dat Kairos People kandidaten, maar ook referenten persoonlijk benadert via telefoon, e-mail of op kantoor. Op dat moment wordt een kandidaat of referent geïnformeerd dat zijn persoonlijke informatie verwerkt kan worden. Dit Privacy Statement wordt dan ook verstrekt. Kairos People verwerkt ook persoonlijke informatie voor het doen van onderzoek naar bedrijfssectoren of marktsegmenten, mogelijk op verzoek van een opdrachtgever. Met dergelijk onderzoek krijgt Kairos People inzicht in doelgroepen en de personen die daarin werkzaam zijn. Zulk onderzoek helpt opdrachtgevers met het zoeken naar geschikte kandidaten. Het type werk brengt met zich mee dat Kairos People op basis van vertrouwelijkheid persoonlijke informatie verwerkt en soms moet werken zonder dat de betrokken persoon hiervan op de hoogte is. Denk aan een zoekopdracht voor een klant die nog niet bekend mag worden. Wanneer het niet mogelijk of redelijkerwijs haalbaar is om een betrokken persoon direct te benaderen, verwerkt Kairos People persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Waar mogelijk vraagt Kairos People toestemming zoals hierna verder uitgelegd.

 Wat voor persoonsgegevens gebruikt Kairos People

Opdrachtgever:

Kairos People gebruikt bedrijfs- en contactinformatie zoals naam, e-mail, functie, telefoonnummer. Daarnaast gebruikt Kairos People ook informatie die een opdrachtgever verschaft zoals bijv. gespreksverslagen met de opdrachtgever over vacatures en kandidaten.

Kandidaat:

Indien een kandidaat zich online of na persoonlijk contact online inschrijft in het kandidatensysteem voor een openstaande of toekomstige positie dan verzamelt Kairos People naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, functie, en indien van toepassing, cv en motivatiebrief. Tijdens een door Kairos People georganiseerd evenement kunnen foto of video opnamen worden gemaakt die gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden. Voor zoekopdrachten en marktonderzoek verwerkt Kairos People ook persoonlijke informatie uit openbare bronnen (bijv. Kamer van Koophandel, online publicaties) maar er worden geen persoonsgegevens uit databases van derde partijen gebruikt.

Referent:

Kairos People vraagt naam, e-mailadres en telefoonnummer van een referent, en daarnaast de persoonlijke mening over de geschiktheid van een kandidaat voor een openstaande positie.

Gebruik van persoonsgegevens

Kairos People verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Opdrachtgevers:

Informatie van opdrachtgevers wordt gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst met Kairos People en de gerechtvaardigde belangen van Kairos People zoals relatiebeheer en marketing.

Kandidaten: 

• Invullen van vacatures, waar Kairos People in opdracht handelt van een opdrachtgever. Als een kandidaat reageert op een openstaande positie of deelneemt aan een door Kairos People georganiseerd evenement kan Kairos People persoonsgegevens doorsturen naar de opdrachtgever;
• Matchen van kandidaten met toekomstige vacatures. Kairos People houdt persoonlijke informatie in het kandidatensysteem (in portefeuille) om de geschiktheid van een kandidaat te kunnenbeoordelen voor een toekomstige positie die Kairos People gaat invullen;
• Uitvoeren van een (vertrouwelijke) zoekopdracht voor een opdrachtgever. In die gevallen doet Kairos People een preselectie en deelt dan, zonder de exacte naam en toenaam van opdrachtgever te hebben vermeld bij de kandidaat en uitsluitend met voorafgaand medeweten en goedkeuring van de kandidaat, een beperkte set persoonsgegevens van een kandidaat met de opdrachtgever. Als de opdrachtgever geïnteresseerd blijkt, zal Kairos People contact opnemen met de kandidaat voor verder overleg. Indien dit overleg leidt tot een uitnodiging voor een interview, zal Kairos People de overige relevante persoonlijke informatie delen met de opdrachtgever;
• Vooronderzoek dat een opdrachtgever wil laten uitvoeren. Kairos People kan hiervoor een beperkte set persoonlijke informatie gebruiken, zoals bijv. functie en sector;
• Voor het analyseren of verbeteren van onze diensten, bijv. het verzoek om een online enquête in te vullen.

Kairos People zal geen volledig geautomatiseerde kandidaatselectie doen op basis van persoonlijke informatie die wordt ontvangen. Let op, Kairos People is niet verantwoordelijk voor gebruik van persoonlijke informatie van kandidaten door klanten.

Referent:

Om de geschiktheid van een kandidaat beter te kunnen beoordelen, gebruikt Kairos People voor het uitvoeren van de diensten in sommige gevallen informatie over en van de referent.

Assessment en coaching

Een opdrachtgever kan vragen om coaching of assessment van een kandidaat. In dat geval verwerkt Kairos People persoonlijke informatie van een kandidaat voor het gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever, of in opdracht en volgens de instructies van de opdrachtgever. Indien zulke coaching of assessments psychologisch onderzoek en resultaten omvatten en Kairos People niet in opdracht van de opdrachtgever deze diensten uitvoert, wordt om uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Afname en verwerking van psychologisch onderzoek wordt uitgevoerd in overeenstemming met de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).

E-mailservice en communicatie

Wanneer een bezoeker, opdrachtgever of kandidaat zich aanmeldt voor een mogelijke 

e-mailservice of andere online communicatie, verwerken wij naam en e-mailadres. Afmelden voor deze berichten kan altijd door te klikken op de knop afmelden in elk bericht.

Bewaartermijn

Middels inschrijving in het Middels inschrijving in het kandidatenvolgsysteem (Applicant Tracking System (ATS)) is blijk gegeven van interesse in een baan of interim opdracht in de Food & Agri sector nu of in de toekomst passend binnen de focus van Kairos People in deze sector. Om kandidaten als gespecialiseerd bureau in deze sector bij een eerstvolgende of latere carrièrestap van dienst te kunnen zijn bewaren we graag de kandidaatgegevens om kandidaten in voorkomend geval heel gericht te kunnen benaderen. We benaderen kandidaten alleen met carrièremogelijkheden die matchen met het interesseveld, CV en motivatie.

Kairos People verwerkt persoonlijke informatie voor zo lang als nodig is om de diensten te kunnen leveren en de bovengenoemde doelen te bereiken, waarbij wij de persoonlijke gegevens van kandidaten niet langer bewaren dan dat er ons toestemming voor is gegeven. Bij sollicitatie/inschrijving wordt toestemming gegeven voor een termijn van 5 jaar. Mocht een kandidaat gegevens toch eerder willen laten verwijderen dan kan dat per e-mail aan ons worden doorgeven via info@kairospeople.eu . We zullen de gegevens dan per direct verwijderen.

Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten

Een kandidaat, opdrachtgever of referent is niet verplicht om persoonlijke informatie te geven aan Kairos People. Dit kan wel betekenen dat Kairos People de diensten niet kan uitvoeren.

Toestemming die gegeven wordt, kan op elk moment worden ingetrokken. Ook kan Kairos People gevraagd worden te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Een kandidaat, opdrachtgever of referent mag altijd weten welke persoonlijke informatie Kairos People bewaart. Hij kan om inzage vragen en eventuele onjuistheden aangeven, wijzigingen voorstellen, verzoeken om dataportabiliteit van gegevens, bezwaar aantekenen tegen verwerking door Kairos People of verwijdering van gegevens vragen. Daartoe kan een verzoek worden ingediend per email via info@kairospeople.eu .  Een verzoek wordt binnen 4 weken behandeld.

Eventuele klachten over hoe Kairos People persoonlijke informatie gebruikt, kunnen ook naar dit adres gestuurd worden. Mocht een klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens benaderd worden.

Opslag en beveiliging

Persoonlijke informatie wordt opgeslagen met verschillende applicaties die Kairos People bedrijfsmatig gebruikt. Deze data wordt opgeslagen binnen de EU. De applicaties van Kairos People worden beveiligd door middel van technische en organisatorische maatregelen om de persoonlijke informatie van kandidaten zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies of onbedoeld gebruik.

Derde partijen

Kairos People schakelt voor haar dienstverlening in sommige gevallen externe dienstverleners in die persoonlijke informatie van kandidaten en klanten ontvangen. Denk aan externe leveranciers van Kairos People voor bijv. kantoorautomatisering, opslag, e-mail en telefoniediensten. Deze externe partijen mogen contractueel de persoonlijke informatie alleen gebruiken voor die reden, ze moeten die geheimhouden en het is ze niet toegestaan persoonlijke informatie zelfstandig te gebruiken of door te geven.

Algemeen/website

Kairos People blijft graag op de hoogte van het aantal website bezoekers. Daarbij is de identiteit van de bezoekers niet van belang. Er wordt daarom geen specifieke, tot personen herleidbare, informatie opgeslagen of bewaard. Wel wordt bepaalde informatie geanonimiseerd bijgehouden en bewaard: het aantal bezoekers, welk deel van de site (het meest) wordt bezocht, het tijdstip van de bezoeken, het land van waaruit de site wordt bezocht en algemene informatie over de software waarmee de bezoeker werkt. Daarvoor gebruiken de sites van Kairos People cookies. 

 Wijzigingen

Kairos People kan dit Privacy Statement periodiek wijzigen. Kairos People spant zich in om klanten, kandidaten en referenten hierover te informeren.

Dit Privacy Statement is afgegeven door:

Kairos People, onderdeel van Kairos | Regenerative Agri & Food Systems BV 

V01122022